כללי עבודה נכונים בפגישות עבודה – חלק שלישי
Written on 29 יולי, 2009
בימים האחרונים, דיברנו על כללי עבודה נכונים בפגישות עבודה לפרילנסרים, כאשר המאמר חולק לשלושה חלקים שונים. חלק ראשון דיבר על ההכנה לפגישה. הוא כלל עצות המובילות לפגישה טובה. החלק השני מנסה לקדם אתכם בתוך פגישה ובעצם מציע פעולות הניתנות לביצוע על מנת להגביר יעילות ולהוריד זמן הפגישה. החלק השלישי מדבר על מה שקורה אחרי שיצאתם מהפגישה עם הלקוח.
12. תנוחו קצת
אני לא מדבר על שלוש שעות מנוחה. מספר דקות קצרות יספיקו. קצת תשבו בשקט, תעשנו סיגריה, תשתו פחית, מה שלא יהיה שעוזר לכם לקחת פסק זמן. תעשו את זה לבד ותחשבו על הפגישה. היו בה דברים חשובים? היו בה דברים שצריך לבדוק יותר לעומק? היא הייתה יעילה? זה הכל, רק בשביל לסדר את הדברים בראש טוב יותר.
13. סיכום פגישה
למי שלא עשה זאת מעולם – אתם לא מאמינים עד כמה הכלי הפשוט הזה יעיל וחוסך צרות, זמן וכסף בעתיד. כל מה שהיה בפגישה – מי היה בה, מה נאמר בה ובעיקר – מה הוחלט בה. תרשמו את הכל במחשב ותשלחו עותק מסודר, עם תאריכים והעתקים, ללקוח. זה נועד גם לצורך הוכחות משפטיות בעתיד, במידה וחס וחלילה תאלצו להיות במצב ביש שכזה. אם הוא לא חוזר אליכם תוך פרק זמן מסויים, צאו מתוך נקודת הנחה שאתם מכוסים בין אם הוא קרא ובין אם לא. במידה והוא גם חזר אליכם, אתם בכלל מכוסים.
אבל השימוש האפשרי למטרות משפטיות הוא רק דובדבן קטן על קצה עוגת הסיכום שלכם. מדובר בכלי עבודה ממדרגה ראשונה. בואו נאמר והפרויקט המדובר הוא אתר אינטרנט עם 8 דפים. בכל דף יש header שונה במקצת והתוכן, כמובן, שונה בתכליתו בין דף לדף, עם אימג'ים שונים וטבלאות בדפים שונים. אתם יושבים עם הלקוח ועוברים דף אחרי דף. רושמים מסקנות מכל דף תוך כדי תהליך בדיקה וניתוח משותף לכל הצדדים. בתוצר הסופי שיש לכם ביד הוא דף מקושקש מאד עם המון המון מידע עליו. המידע הזה מדבר בשורה אחת על הדף הראשי, בשורה שמתחת על דף פנימי ברמה שלישית ובשורה מתחת לזה חזרנו לרמה שניה רוחבית. אם אתם לא מעבירים את כל המידע הזה למחשב תוך מספר שעות מהפגישה, תתחילו לשכוח על איזה דף דיברתם בכלל. וגם אם תזכרו באיזה דף מדובר, אתם פתאום תמצאו את עצמכם עומדים מול העיצוב שלכם ומתחילים לחשוב על מה לעזזל דיברתם כאן. זה היה לכם כל כך ברור במהלך הפגישה…
מה שמוביל אותנו למסקנה הברורה – את סיכום הפגישה צריך לרשום מייד אחרי הפגישה ולא יומיים אחריה. ההצעה שלי כוללת גם לשלוח את המסמך ללקוח לא יותר מ24 שעות לאחר הפגישה.
ישנן משמעויות נוספות למסמך סיכום פגישה. הוא מציג אתכם כרציניים ביותר (עוזר בעיקר לפגישות מכירה/הכרות מול גופים מסודרים/בירוקרטיים), הוא מאפשר נקודות התייחסות להמשך העבודה (עוזר בעיקר כשנמצאים בתהליך עבודה). הוא מזכיר ללקוח את המסקנות העיקריות כך שהוא לא יוכל סתם להחליט בשלב מאוחר יותר שהוא לא אוהב ירוק, או שהמזכירה שלו החליטה על עיצוב אחר לגמרי ( שהכין האחיין שלה, בן 12 וחצי שלמד פוטושופ לפני שבועיים ורוצה להתאמן על אמת…). הרי הכל מסודר ומוסכם. הוא עוזר לקבוע מהי הסקיצה הנבחרת (עוזר בעיקר בשלבים ראשונים של תהליך העבודה) ומזכיר לנו מה בדיוק כלל התהליך מההתחלה ועד סופו.
14. המשך עבודה
את סיכום הפגישה הלקוח אמור לקבל (על פי השיטה שלי), לא יאוחר מ24 שעות אחרי הפגישה. תחילת העבודה ושליחת התוצרים צריכה להתבצע גם היא בטווח זריז של מספר ימים ולא יותר משבוע אחרי הפגישה. זה נועד להראות ללקוח את הרצינות ואת השפעת הפגישה על התוצרים.
זהו לבינתיים. אם יש לכם הערות, בקשות או שאלות, תמיד ניתן לתפוס אותי בהערות כאן למטה ואני אשמח לענות.
קטגוריה: לימודי.
מחכים ומעניין כרגיל
מה דעתך להוסיף חלק רביעי על פגישות העבודה הבאות בהן פרזנטציות של סקיצות?
העצות מצוינות ומסודרות מצוין, נהניתי לקרוא ואיישם בעבודה.
תודה על המאמר!